Vantagens do agendamento de compromissos
Muito diferente do que muita gente pensa, a agenda não é apenas um lugar para anotar os compromissos e registrar os telefones dos contatos. A agenda contribui para organizar o tempo com maior produtividade e menos stress. Além disso, a agenda é um importante instrumento de trabalho do profissional de Secretariado e sua finalidade é organizar os compromissos diários dos dirigentes. Dessa forma, a vida fica sob controle com a organização e administração do tempo. Conheça 14 vantagens de possuir uma agenda.
1. Lembrar-se de tarefas futuras.
2. Anotar compromissos.
3. Escrever listas de coisas a fazer.
4. Planejar sua semana.
5. Planejar seu dia.
6. Anotar prazos importantes.
7. Controlar tarefas com prazos determinados.
8. Registrar ideias e acompanhar projetos.
9. Lembrar-se de eventos recorrentes como datas especiais e aniversários, compromissos semanais ou mensais, etc.
10. Registrar e guardar números de telefone e endereços.
11. Armazenar informações pessoais como números de documentos, contas bancárias, códigos, senhas, etc.
12. Programar atividades recorrentes como reuniões com colaboradores, operações de backup de dados, organização ou limpeza semanal da sua área de trabalho.
14. Desenvolver mapas mentais.
Secretária-executiva: salário pode chegar a R$ 15 mil
Os estagiários de Secretariado são os mais bem remunerados entre os estudantes de cursos tecnólogos
Foto: Getty Images
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Um teste vocacional no ensino médio indicou que eu deveria seguir uma área administrativa. Fazia sentido. Desde a infância, eu era conhecida pela minha organização. Era eu quem colocava ordem no quarto do meu irmão e controlava as contas da casa.
Logo após aquele teste, percebi que não teria recursos para pagar uma faculdade. Aos 18 anos, em 2000, comecei a trabalhar em uma metalúrgica numa área que não tinha nada a ver com administração: controle de qualidade em uma linha de montagem.
Falar inglês foi o diferencial
Nesse período, conheci outras metalúrgicas. Uma delas me chamou a atenção por ser multinacional e pelas oportunidades que dava aos seus empregados. Mas, para pleitear uma vaga, eu precisava falar inglês. Aí, em vez de uma faculdade, investi em aulas para aprender o idioma.
Após dois anos, uma amiga me falou sobre uma vaga aberta naquela empresa para recepcionista. Enviei meu currículo e, graças ao meu inglês, fui contratada. Eu atendia clientes e funcionários, muitos deles estrangeiros que chegavam à fábrica.
Em alguns meses, me tornei assistente da chefia. Além de atuar na recepção, passei a organizar as salas de reuniões, a inspecionar os serviços de almoço e coffee break e até a montar as apresentações dos executivos. Percebi que eu deveria seguir o teste vocacional e estudar Secretariado.
Passei no vestibular em junho de 2005 e concluí o curso em três anos. Tive aulas de gestão, informática e outras disciplinas técnicas. Mas o conhecimento mais valioso que tive foi o de gestão de recursos humanos.
Aprendi a lidar com pessoas no curso
Uma secretária deve saber se relacionar bem com os funcionários e clientes da empresa. Mas ela não deve ser confundida com uma empregada doméstica. Aprendi no curso a lidar com situações embaraçosas. Certa vez, a mulher de um chefe passou a me pedir favores pessoais. Expliquei que, se eu fosse atendê-la, comprometeria a qualidade do meu trabalho. Ela compreendeu e nos tornamos amigas.
Também há situações em que os superiores descontam o estresse nos subordinados. Já tive um chefe assim e vi que outros funcionários não lhe poupavam de críticas pelas costas. Em vez de entrar no clima de fofocas, me mantive fiel a ele. Aí, pedi para conversarmos a sós. Expliquei a importância do emprego para mim. Disse que achava as cobranças dele excessivas e que queria melhorar. Os cuidados valeram a pena: após a conversa, nos tornamos amigos.
Mantenho uma boa relação com os chefes
Esse bom relacionamento com as chefias me proporcionou crescimento profissional. Hoje estou em outra metalúrgica. Chefio uma equipe de três secretárias para um escritório com 130 engenheiros.
Sou responsável pelo agendamento de reuniões dos executivos, pelos eventos externos, viagens, inspeção da limpeza do ambiente, decoração e controle de gastos dos celulares corporativos. É como cuidar de uma segunda casa, mas apenas em horário comercial e com salário de R$ 3.500. Essa profissão só me deu alegrias!
Logo após aquele teste, percebi que não teria recursos para pagar uma faculdade. Aos 18 anos, em 2000, comecei a trabalhar em uma metalúrgica numa área que não tinha nada a ver com administração: controle de qualidade em uma linha de montagem.
Falar inglês foi o diferencial
Nesse período, conheci outras metalúrgicas. Uma delas me chamou a atenção por ser multinacional e pelas oportunidades que dava aos seus empregados. Mas, para pleitear uma vaga, eu precisava falar inglês. Aí, em vez de uma faculdade, investi em aulas para aprender o idioma.
Após dois anos, uma amiga me falou sobre uma vaga aberta naquela empresa para recepcionista. Enviei meu currículo e, graças ao meu inglês, fui contratada. Eu atendia clientes e funcionários, muitos deles estrangeiros que chegavam à fábrica.
Em alguns meses, me tornei assistente da chefia. Além de atuar na recepção, passei a organizar as salas de reuniões, a inspecionar os serviços de almoço e coffee break e até a montar as apresentações dos executivos. Percebi que eu deveria seguir o teste vocacional e estudar Secretariado.
Passei no vestibular em junho de 2005 e concluí o curso em três anos. Tive aulas de gestão, informática e outras disciplinas técnicas. Mas o conhecimento mais valioso que tive foi o de gestão de recursos humanos.
Aprendi a lidar com pessoas no curso
Uma secretária deve saber se relacionar bem com os funcionários e clientes da empresa. Mas ela não deve ser confundida com uma empregada doméstica. Aprendi no curso a lidar com situações embaraçosas. Certa vez, a mulher de um chefe passou a me pedir favores pessoais. Expliquei que, se eu fosse atendê-la, comprometeria a qualidade do meu trabalho. Ela compreendeu e nos tornamos amigas.
Também há situações em que os superiores descontam o estresse nos subordinados. Já tive um chefe assim e vi que outros funcionários não lhe poupavam de críticas pelas costas. Em vez de entrar no clima de fofocas, me mantive fiel a ele. Aí, pedi para conversarmos a sós. Expliquei a importância do emprego para mim. Disse que achava as cobranças dele excessivas e que queria melhorar. Os cuidados valeram a pena: após a conversa, nos tornamos amigos.
Mantenho uma boa relação com os chefes
Esse bom relacionamento com as chefias me proporcionou crescimento profissional. Hoje estou em outra metalúrgica. Chefio uma equipe de três secretárias para um escritório com 130 engenheiros.
Sou responsável pelo agendamento de reuniões dos executivos, pelos eventos externos, viagens, inspeção da limpeza do ambiente, decoração e controle de gastos dos celulares corporativos. É como cuidar de uma segunda casa, mas apenas em horário comercial e com salário de R$ 3.500. Essa profissão só me deu alegrias!
Veja as dicas de ouro da secretária-executiva Érica:
1. Colocar-se no lugar da outra pessoa. Uma secretária deve atender bem. Às vezes lido com gente estressada, mas procuro entendê-las.
2. Buscar informações na fonte. Quando recebo um pedido, falo direto com quem o fez. Assim, evito deduzir por conta própria e errar.
1. Colocar-se no lugar da outra pessoa. Uma secretária deve atender bem. Às vezes lido com gente estressada, mas procuro entendê-las.
2. Buscar informações na fonte. Quando recebo um pedido, falo direto com quem o fez. Assim, evito deduzir por conta própria e errar.
Salário inicial é de R$ 2 mil e rendimentos podem chegar a R$ 15 mil!
A grande vantagem da profissão de secretária é que todos os segmentos da economia precisam de uma, seja no comércio, indústria ou setor de serviços. No entanto, a profissão quase desapareceu nos anos 90 por causa do avanço da informática, que simplificou funções executadas pelas secretárias, como a preparação de memorandos - hoje feita com um e-mail. Mas a procura por secretárias cresceu nos últimos anos, graças à mudança no perfil da profissão.
''Além de atender o telefone e organizar arquivos, elas ajudam os executivos a gerenciar a empresa'', explica a professora Estela Pudo Basiuk, da Faculdade Anhanguera. Entre as novas funções estão controlar os gastos e planejar o espaço físico da empresa. ''Ela pode até decidir a decoração do escritório'', diz.
Há cursos técnicos e de nível superior para se tornar uma secretária. Os técnicos ensinam as regras básicas de organização de um escritório, como a administração de arquivos e a etiqueta ao telefone. Nos cursos de nível superior, os alunos têm noções de informática, redação, gestão de pessoas e protocolos.
Há cursos tecnólogos, que duram de dois a três anos, e de bacharelado, de quatro anos. ''Os cursos mais longos dão mais ênfase às línguas estrangeiras'', explica Pudo Basiuk. O domínio do inglês hoje é fundamental para se dar bem na profissão. A remuneração inicial é de R$ 2 mil, mas pode chegar a R$ 15 mil caso a profissional ocupe o posto de secretária da presidência de uma empresa. ''Para isso, ela precisa agregar uma pós-graduação e a fluência em línguas estrangeiras no currículo'', explica Isabel Baptista, presidente do Sindicato das Secretárias do Estado de São Paulo (Sinsesp).
A grande vantagem da profissão de secretária é que todos os segmentos da economia precisam de uma, seja no comércio, indústria ou setor de serviços. No entanto, a profissão quase desapareceu nos anos 90 por causa do avanço da informática, que simplificou funções executadas pelas secretárias, como a preparação de memorandos - hoje feita com um e-mail. Mas a procura por secretárias cresceu nos últimos anos, graças à mudança no perfil da profissão.
''Além de atender o telefone e organizar arquivos, elas ajudam os executivos a gerenciar a empresa'', explica a professora Estela Pudo Basiuk, da Faculdade Anhanguera. Entre as novas funções estão controlar os gastos e planejar o espaço físico da empresa. ''Ela pode até decidir a decoração do escritório'', diz.
Há cursos técnicos e de nível superior para se tornar uma secretária. Os técnicos ensinam as regras básicas de organização de um escritório, como a administração de arquivos e a etiqueta ao telefone. Nos cursos de nível superior, os alunos têm noções de informática, redação, gestão de pessoas e protocolos.
Há cursos tecnólogos, que duram de dois a três anos, e de bacharelado, de quatro anos. ''Os cursos mais longos dão mais ênfase às línguas estrangeiras'', explica Pudo Basiuk. O domínio do inglês hoje é fundamental para se dar bem na profissão. A remuneração inicial é de R$ 2 mil, mas pode chegar a R$ 15 mil caso a profissional ocupe o posto de secretária da presidência de uma empresa. ''Para isso, ela precisa agregar uma pós-graduação e a fluência em línguas estrangeiras no currículo'', explica Isabel Baptista, presidente do Sindicato das Secretárias do Estado de São Paulo (Sinsesp).
Profissão paga bem já na faculdade
Os estagiários de Secretariado são os mais bem remunerados entre os estudantes de cursos tecnólogos, segundo uma pesquisa do Núcleo Brasileiro de Estágios (Nube). A média salarial nessa área é de R$ 958, acima do que é pago aos estudantes de Mecânica (R$ 906) e Construção Civil (R$ 896). A boa remuneração se deve à falta de profissionais formados no mercado. Durante a crise que a carreira viveu nos anos 90, houve queda na procura pela profissão e no número de cursos existentes. ''Atualmente, há falta de mão de obra qualificada nessa área e até os estudantes são valorizados nas empresas'', conta Carmen Alonso, gerente do Nube.
Os estagiários de Secretariado são os mais bem remunerados entre os estudantes de cursos tecnólogos, segundo uma pesquisa do Núcleo Brasileiro de Estágios (Nube). A média salarial nessa área é de R$ 958, acima do que é pago aos estudantes de Mecânica (R$ 906) e Construção Civil (R$ 896). A boa remuneração se deve à falta de profissionais formados no mercado. Durante a crise que a carreira viveu nos anos 90, houve queda na procura pela profissão e no número de cursos existentes. ''Atualmente, há falta de mão de obra qualificada nessa área e até os estudantes são valorizados nas empresas'', conta Carmen Alonso, gerente do Nube.
