Como o papel do secretário de escola confunde-se com o de um administrador, sua influência é vital para o sucesso da experiência escolar. Escolas funcionam melhor ou pior, são mais ou menos organizadas e capazes de atender às necessidades de suas comunidades interna e externa, dependendo, em boa medida, de seus secretários(as). Como um administrador, o/a Secretário/a deve estar capacitado para:
- Organizar racionalmente o trabalho;
- Aproveitar os talentos e motivações de sua equipe;
- Simplificar processos e métodos de trabalho;
- Aproximar-se de seus usuários e antecipando as suas necessidades;
- Trabalhar com eficiência, reduzindo os desperdícios;
- Planejar e dirigir, avaliar e controlar as atividades da Secretaria em consonância com a Diretoria da escola.
- Responsabilizar-se pelos serviços da secretaria da Unidade;
- Supervisionar todos os serviços de escrituração escolar o arquivo ativo e inativo da Unidade Escolar, fichários e assentamentos.
- Supervisionar a expedição e tramitação de qualquer documento ou correspondência. Assinado, conjuntamente com o Diretor, certidões, atestados, históricos escolares atas ou outros documentos.
- Manter atualizados todas as pastas individuais dos alunos.
- Supervisionar os serviços de expedição e recepção de documentos, correspondência e diários de classes.
- Manter organizado e atualizado o cadastramento de todos os servidores lotados na escola.
- Adotar medidas que impeçam a retirada de documentos e pastas individuais da secretaria e o seu manuseio por terceiros salvo quando oficialmente requeridos por instituições ou órgãos autorizados.
- Executar outras tarefas delegadas pelo Diretor da Unidade escolar.
- Conhecer suas atribuições especificadas no Regimento Escolar.
- Ter conhecimento de documento oficial e sua técnica de elaboração; ofícios, atas, a fim de redigi-los com objetividade e clareza.
