Suas novas funções exigem mais organização, que conheça os clientes da empresa, decida corretamente, seja profissional.
Temos difundido em nossos seminários gerenciais a necessidade de existência do Time Executivo/Secretária – uma relação de parceria que possa potencializar a produtividade.
Uma das alternativas para este potencial vem de uma pesquisa que acabamos de realizar com 20 executivos (diretores e superintendentes de empresas privadas), procurando identificar os procedimentos e comportamentos que esperam da secretária.
Antes de mencionar os resultados da pesquisa, é sempre bom lembrar que não devemos ter com a secretária a chamada expectativa ideal, isto é, esperar algo, não dizer o que efetivamente se espera e depois cobrar este tipo de ação.
A pesquisa revelou:
1. A secretária deve fazer algo além do que foi solicitado. É o exercício do conceito de excelência. Atender apenas o que foi pedido não satisfaz; é necessário exceder.
2. O comportamento antecipado em relação à crises é fundamental; pensar no problema como desafio, antes que ocorra.
3. Mentalidade orientada para as soluções.
4. Especialização, isto é, ser ótima naquilo em que o executivo não é tão bom.
5. Ter redação impecável, simpatia, administrar conflitos e dominar quase que totalmente a informática, etc.
6. Que a delegação seja também solicitada pela secretária, que não aceite simplesmente a postura de esperar que ele se lembre de delegar algo. Exemplo: percebendo a sua falta de tempo para executar uma tarefa, eu a elaborei e aguardo instruções sobre o que ainda não está bom. Sr. Fulano telefonou perguntando sobre... e informei que ... Tudo OK? As convocações, bem como todo o material para a reunião, inclusive a redação dos comunicados e relatórios, estão prontas. Vamos necessitar de mais alguma coisa?
7. Que, como e quando dizer não é fundamental para a secretária, inclusive para o próprio executivo; a melhor maneira de fazê-lo é evitar o uso do “não”. Transferir a solução do assunto para uma terceira pessoa ela mesma resolve sem ter que chamar o executivo, deslocar o atendimento para outro dia, fazer
com que os próprios interlocutores questionem suas urgências, etc.
8. Ter uma visão global da organização é fundamental; saber quem faz o quê, quem são os clientes, quais são os planos para o ano que vem. Ao lado dessa cultura organizacional, aparece também a necessidade de cultura geral. Lamentavelmente, não se tem o hábito da leitura. Atemo-nos aos livros técnicos, se o fizermos, ou até mesmo a algumas revistas sobre o desenvolvimento profissional e pessoal. Num momento em que as empresas têm como meta a qualidade e a produtividade, nada mais importante que a secretária leia; leia muito e principalmente tudo que for recomendado não só aos executivos, como também leituras referentes aos acontecimentos nacionais e mundiais. Costumamos ouvir a famosa desculpa: “é caro”. Sabemos que não é bem assim. A leitura enriquece a vida pessoal. Alguém já disse que é por meio dos livros que conseguimos nos rever.
9. Ser especialista em produtos finais e acabados, isto é, aqueles que, se o executivo quiser, nem necessitará rever, pois estão prontos para serem remetidos ao destinatário.
10. Restringir ao máximo os contatos no escritório relacionados a atividades sociais, familiares. Os executivos, de modo geral, se mostraram avessos a este comportamento. Como se pode perceber, várias expectativas refletem uma mudança de perfil na profissão de secretária.
Esta mudança passa pela maior autonomia nas decisões, postura mias de assessora, mentalidade mais questionadora. É importante que esta não seja apenas uma mudança de nomenclatura, ou que tarefas continuem as mesmas, talvez um verniz maior em algumas ações ou até uma pequena delegação de poderes. É sempre bom lembrar que cabe primordialmente ao executivo a responsabilidade de desenvolver a secretária.
Nossa pesquisa revelou que os que praticam esta responsabilidade têm parcerias mais eficazes.
Muitos empregadores desconhecem e não respeitam a regulamentação da profissão. Às vezes, nem a própria profissional conhece o seu código de ética ou os requisitos para desenvolver bem suas funções.
* Lúcia Casimiro é consultora associada à OPC Consultoria.- Jornal: O Estado de São Paulo
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