Hiper Secretárias

Habilidades necessárias aos administradores

Conforme Robert L. Katz, o sucesso do administrador depende do seu desempenho e da maneira como lida com pessoas e situações, ou seja, o sucesso depende daquilo que ele consegue fazer e não daquilo que ele é. O resultado desse desempenho é o resultado das habilidades que o administrador possui e utiliza. Habilidade é a capacidade de transformar conhecimento em ação e que resulta em um desempenho desejado. De acordo com Katz, há três tipos de habilidades importantes para o desempenho administrativo bem-sucedido: as habilidades técnicas, humanas e conceituais.

●Habilidade Técnica: é a capacidade de usar procedimentos, técnicas e conhecimentos de um campo de especialização.

●Habilidade Humana: é a capacidade de trabalhar com outras pessoas, de entendê-las e motivá-las.

●Habilidade Conceitual: é a capacidade de coordenar e integrar todos os interesses e atividade de um organização. Implica ver a organização como um todo, compreendendo como suas partes dependem umas das outras e prevendo como uma mudança em qualquer das partes afetara o todo (visão sistêmica).

As habilidades técnicas, humanas e conceituais estão intimamente ligadas aos níveis hierárquicas que envolvem as empresas. São elas:

O nível institucional é o mais elevado da organização. É constituído pelo presidente e diretores que compõem a alta administração e tomam as principais decisões da organização. Ele recebe também o nome de nível estratégico.

O nível intermediário é o que articula internamente o nível institucional com o nível operacional da organização. É o nível do meio do campo. Composto pelos gerentes. Recebe o nome de nível gerencial ou tático.

O nível operacional é o nível mais baixo de todos. É a base inferior da empresa. É o nível que administra a execução e a realização das tarefas e atividades cotidianas. Neste nível, o administrador deve possuir uma visão operacional orientada para as tarefas e atividades cotidianas.

Habilidades gerenciais e níveis hierárquicos segundo Henry Mintzberg

Relacionamento Interpessoal

Lei de Regulamentação da Profissão

Lei 7377, de 30/09/85 e Lei 9261, de 10/01/96

Dispõe sobre o exercício da profissão de secretário e dá outras providências

O Presidente da República.

Faço saber que o Congresso Nacional decreta e eu sanciono a seguinte Lei:

Art.1º. O exercício da profissão de secretário é regulado pela presente Lei.

Art.2º. Para os efeitos desta Lei, é considerado:

I - Secretário Executivo

a) o profissional diplomado no Brasil por curso superior de Secretariado, reconhecido na forma de Lei, ou diplomado no exterior por curso de Secretariado, cujo diploma seja revalidado no Brasil, na forma de Lei.

b) o portador de qualquer diploma de nível superior que, na data de vigência desta Lei, houver comprovado, através de declarações de empregadores, o exercício efetivo, durante pelo menos trinta e seis meses, das atribuições mencionados no Art.4º. desta Lei.

II - Técnico em Secretariado

a) o profissional portador de certificado de conclusão de curso de Secretariado em nível de 2º. grau

b) portador de certificado de conclusão do 2º. grau que, na data de início da vigência desta Lei, houver comprovado, através de declarações de empregadores, o exercício efetivo, durante pelo menos trinta e seis meses, das atribuições mencionados no Art.5º. desta Lei.

Art. 3º. É assegurado o direito ao exercício da profissão aos que, embora não habilitados nos termos do artigo anterior, contém pelo menos cinco anos ininterruptos ou dez anos intercalados de exercício de atividades próprias de secretaria na data de vigência desta Lei.

Art.4º. São atribuições do Secretário Executivo:

I - planejamento, organização e direção de serviços de secretaria;
II - assistência e assessoramento direto a executivos;
III - coleta de informações para a consecução de objetivos e metas de empresas;
IV - redação de textos profissionais especializados, inclusive em idioma estrangeiro;
V - interpretação e sintetização de textos e documentos;
VI - taquigrafia de ditados, discursos, conferências, palestras de explanações, inclusive em idioma estrangeiro;
VII - versão e tradução em idioma estrangeiro, para atender às necessidades de comunicação da empresa;
VIII - registro e distribuição de expediente e outras tarefas correlatas;
IX - orientação da avaliação e seleção da correspondência para fins de encaminhamento a chefia;
X - conhecimentos protocolares.

Art.5º. São atribuições do Técnico em Secretariado:

I - organização e manutenção dos arquivos da secretaria;
II - classificação, registro e distribuição de correspondência;
III - redação e datilografia de correspondência ou documentos de rotina, inclusive em idioma estrangeiro;
IV - execução de serviços típicos de escritório, tais como recepção, registro de compromissos, informações e atendimento telefônico.

Art.6º. O exercício da profissão de Secretário requer prévio registro na Delegacia Regional do Trabalho do Ministério do Trabalho e far-se-á mediante a apresentação de documento comprobatório de conclusão dos cursos previstos nos incisos I e II do Art.2º. desta Lei e da Carteira de Trabalho e Previdência Social - CTPS.

Parágrafo Único - No caso dos profissionais incluídos no Art.3º., a prova da atuação será feita por meio de anotações na Carteira de Trabalho e Previdência Social e através de declarações das empresas nas quais os profissionais tenham desenvolvido suas respectivas atividades, discriminando as atribuições a serem confrontadas com os elencos especificados nos Arts.4º. e 5º.

Art.7º. Esta Lei entra em vigor na data de sua publicação.

Art.8º. Revogam-se as disposições em contrário.

José Sarney

Almir Pazzianotto

Fernando Henrique Cardoso

Paulo Paiva

Disponível em: <www.fenassec.com.br/>

Acesso: 18/03/2014.

A CBO de Secretariado

A Classificação Brasileira de Ocupações (CBO) é uma publicação que classifica as diversas atividades dos trabalhadores do país, nos diferentes setores de atividade, tanto do setor público como privado. Sua atualização e modernização se devem às profundas mudanças ocorridas no cenário cultural, econômico e social do País nos últimos anos, implicando alterações estruturais no mercado de trabalho. As atividades do profissional Secretariado são definidas como Executivo, Bilíngue, de Presidência, de Diretoria, Assistente, Assessor(a) e Auxiliar.

Os Códigos dos Profissionais de Secretariado estão, na nova CBO, assim definidos:

2523 :: Secretárias(os) executivas(os) e afins

Títulos
2523-05 - Secretária(o) executiva(o)

Assessor de diretoria, Assessor de presidência, Assistente de diretoria, Assistente de presidência, Auxiliar administrativo de diretoria, Auxiliar administrativo de presidência, Secretário de diretoria, Secretário de gabinete, Secretário de presidência, Secretário pleno, Secretário sênior, Tecnólogo em secretariado.

2523-10 - Secretário bilíngue

Assessor bilíngue, Assistente bilíngue, Auxiliar administrativo bilíngue, Secretário bilíngue de diretoria, Secretário bilíngüe de gabinete, Secretário bilíngue de presidência, Secretário pleno bilíngue, Secretário senior bilíngue

2523-15 - Secretária trilíngüe

Assessor trilíngue, Assistente trilíngue, Auxiliar administrativo trilíngue, Secretário pleno trilíngue , Secretário sênior trilíngue , Secretário trilíngue de diretoria, Secretário trilíngue de gabinete, Secretário trilíngue de presidência

2523-20 - Tecnólogo em secretariado escolar

Secretário de escola(tecnólogo), Secretário escolar(tecnólogo)

Descrição Sumária
Assessoram os executivos no desempenho de suas funções, atendendo pessoas(cliente externo e interno), gerenciando informações, elaboram documentos, controlam correspondência física e eletrônica, prestam serviços em idioma estrangeiro, organizam eventos e viagens, supervisionam equipes de trabalho, gerem suprimentos, arquivam documentos físicos e eletrônicos auxiliando na execução de suas tarefas administrativas e em reuniões.

Condições gerais de exercício
Trabalham nas mais variadas atividades econômicas da indústria, comércio e serviços, além da administração pública, como assalariados com carteira assinada, estatutários, ou autônomos, sob supervisão ocasional. Atuam de forma individual ou em equipe, em ambientes fechados e em horários diurnos. Podem permanecer em posições desconfortáveis por longos períodos. Assessoram chefias, atendendo mais de um diretor ou uma área. As secretárias bilíngue-trilíngues realizam as mesmas atividades que as secretárias executivas e se diferenciam nas atividades que requerem fluência em língua estrangeira.

Formação e experiência
O exercício dessas ocupações requer curso superior em secretariado em nível de bacharelado ou tecnologia. O registro funcional no MTE é obrigatório. Para as secretárias bilíngues e trilíngues a fluência em dois ou três idiomas estrangeiros é fundamental. O pleno desenvolvimento das atividades ocorre após dois ou três anos de experiência.

Disponível em: <http://www.mtecbo.gov.br/>

Acesso: 17/03/2014.

Redação Oficial nos concursos

A redação oficial é a maneira pela qual o Poder Público redige os atos normativos e comunicações. Caracteriza-se pela impessoalidade, uso do padrão culto de linguagem, clareza, concisão, formalidade e uniformidade. O único comunicador das comunicações oficiais é o serviço público e o receptor dessa comunicação é o próprio serviço público, ou o conjunto dos cidadãos, ou instituições tratados de forma homogênea (o público). Confira algumas aulas sobre redação oficial com a profª Rafaela Motta.